Если письмо адресовано в другой отдел

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.

Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Разрабатывая маршрут прохождения

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Помещено в тему:

Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем».

Начало разговора о и написании деловых писем положено в предыдущей статье.

Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем. Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке.

При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».

Оформление реквизита «адресат» служебного письма Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств.

Несколько примеров указания адресата: Генеральному директору ОАО «Горящий фитиль» В.А. Великолукскому или ОАО «Горящий фитиль» Юридический отдел с почтовым адресом ОАО «Горящий фитиль» ул. Трудная, д. 45, г. Орел, 385001 физическому лицу Тундрикову Г.П.

ул. Легкая, д. 127, кв. 365, г.

Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма

Служебные письма

35. Служебными письмами оформляются:доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и Минюст России о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Службу;отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;ответы на обращения граждан;ответы на запросы организаций;инициативные документы по вопросам компетенции Службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Службы;другие документы по согласованию с Управлением делопроизводства.36. Реквизиты служебных писем:1) служебные письма печатаются в структурных подразделениях на угловых бланках письма Службы формата A4 шрифтом N 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись»;2) реквизит адресат служебного письма печатается от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования — «Федеральная служба судебных приставов», содержащегося в реквизитах углового бланка.Все составные

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п.

67). Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.). Реквизит «Адресат» включает в себя:

1. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.
2. наименование адресата (получателя письма);

Получателем письма могут быть:

1. группа организаций;
2. структурное подразделение организации;
3. физическое лицо.
4. организация;
5. должностное лицо/несколько должностных лиц;

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.

указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже: Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения,

12 заповедей деловой email переписки

29 Сентября 2016 arrow-right Created with Sketch. 2 839 В избр. Сохранено Авторизуйтесь Удобной отправной точкой для ответа на вопрос «Как правильно писать email?» станет подборка всех раздражающих факторов полученных вами же писем.

Искоренив все известные проблемы результат будет уже заметно лучше, а следование простым правилам сделает коммуникацию более комфортной.

Нравится 0 Share 0 Tweet Send 1. Обращайтесь к получателю по имени Если получателей 2-3, то необходимо в обращении перечислить имена каждого, а в тексте письма разделить информацию, которая относится к каждому из получателей. Каждый блок необходимо начинать с имени получателя, к которому относится информация.

Имя выделить фоновым цветом, чтобы получатель не тратил время на чтение всего письма, а быстро увидел свой блок.Блоки информации, относящиеся ко всем получателям, необходимо размещать в начале письма. Адресованную информацию лучше писать последовательно в порядке обращения к получателям.При отправке письма 4-м и более адресатам лучше обратиться обезличено, выделив нужных получателей в теле письма.Если в получателях есть женщина, обратиться к ней следует в первую очередь.

2. Тему письма начинайте с адреса сайта, если вопрос касается непосредственно сайта или рекламы сайта, или названия компании получателяПосле пишется краткая суть письма с ключевыми словами, по которым потом вы или получатель сможете найти это письмо при необходимости.

Лучше всего использовать 2-3 общих

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Оглавление:

Бланк письма и оформлениеОбщие правила написанияСоставление электронных писемПодводя итоги Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее.
Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.Бланк письма и оформление Обязательно используйте фирменный бланк своей компании.
Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников».

Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству).

Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании: название (и сокращённое наименование); фактический

Как правильно оформить письмо в два адреса

> > > Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п.

67).Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).Реквизит «Адресат» включает в себя:

1. наименование адресата (получателя письма);
2. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

1. группа организаций;
2. физическое лицо.
3. структурное подразделение организации;
4. организация;
5. должностное лицо/несколько должностных лиц;

СодержаниеПо ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица.

Фамилия указывается в дательном падеже:Если адресатом документа является

Как правильно оформить письмо в два адреса

1. Деловые письма оформляются на бланках для писем.

на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав делового письма входят следующие реквизиты:

адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя Основными частями международного делового письма являются шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица; ссылки и дата, внутренний адрес, приветствие, основная часть письма, заключительные фразы, подпись 3. Письмо составляется только по одному вопросу.

например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов — и просьба, и извещение в одном письме — затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

4. Рекомендуемый объем делового письма — не более 2-х страниц (в исключительных случаях — до 5 страниц).

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги.

Оформление реквизита «Адресат»

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

1. наименование адресата (получателя письма);
2. почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

1. группа организаций;
2. физическое лицо.
3. организация;
4. должностное лицо/несколько должностных лиц;
5. структурное подразделение организации;

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О.

указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией: Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации.

Фамилия указывается в дательном падеже: Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения,

Виды служебных писем

КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства. Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи.

Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным.

На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную.

Пометка «Лично» на письмах, направляемых по адресу организации, может иметь двоякий характер: она может проставляться на письмах конкретному лицу, имеющих сугубо личный характер, и подчеркивать закрытость, конфиденциальность информации служебного характера. Официальная переписка классифицируется по различным признакам (основаниям деления) (см. таблицу). Перечень признаков классификации деловой переписки не исчерпывается указанными основаниями деления.

В ряде случаев существенное значение имеют такие факторы в работе с

Деловое письмо: особенности оформления

Вы здесь «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 3 Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.

Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации. Деловая переписка — основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами.

Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели — побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.

Понятие «деловая переписка» объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.

Самый распространенный вид деловой переписки — деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются.

Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма.